Cet article sur l'importance de la communication dans les entreprises est fictif et il se base sur des observations tirées des rencontres avec plus de 200 entreprises familiales au fil des années.
L’histoire de Lavigueur Électrique
Pierre a fondé Lavigueur Électrique avec un désir de bâtir quelque chose de solide. Quelques années plus tard, avec une charge de travail en croissance, il a proposé à son beau-frère Luc de le rejoindre pour partager la charge et faire avancer l’entreprise ensemble. Tous deux passaient la majeure partie de leur temps sur le terrain, laissant les tâches administratives à leur adjointe, Chantal. Sans rôles clairement définis ni expérience en gestion, ils plaçaient une grande partie des responsabilités administratives sur les épaules de Chantal, qui se retrouvait bien souvent dépassée par les demandes.
Au début, cette organisation improvisée semblait fonctionner. Pierre et Luc se concentraient sur les chantiers, et Chantal tentait de gérer le reste du bureau, y compris la comptabilité, la facturation et la coordination des horaires. Toutefois, au fur et à mesure que l’entreprise prenait de l’ampleur, les lacunes de cette structure désorganisée se faisaient de plus en plus sentir.
Cette situation a rapidement créé des tensions. Avec la croissance des projets, les délais se resserraient, et les informations essentielles ne circulaient pas correctement. Pierre acceptait de nouveaux contrats sans en parler à Luc, ce qui créait des embouteillages dans les planifications et des tensions autour de la gestion des effectifs. Luc, de son côté, s’attendait à ce que Chantal ait le contrôle sur les finances, mais en réalité, Chantal, débordée, se retrouvait coincée entre les demandes de Pierre et Luc, sans soutien clair pour gérer les finances et la coordination des projets. Les factures s'accumulaient, la trésorerie était chaotique, et des erreurs de coordination faisaient en sorte que les clients recevaient des services ou des réponses inégales.
À mesure que les malentendus s'accumulaient, le stress augmentait, et les employés, déroutés par des directives contradictoires, commençaient à quitter l’entreprise. Face à ces départs et aux tensions qui s’accumulaient, Pierre et Luc ont commencé à réaliser que leur façon de faire ne suffisait plus. Les conflits entre eux se multipliaient, et même leur relation familiale commençait à en souffrir. Conscients qu’ils devaient réagir avant que la situation ne s’aggrave, ils ont décidé de faire appel à un consultant.
Ce dernier les a aidés à revoir leur fonctionnement de fond en comble. Ensemble, ils ont défini des rôles clairs pour tous, dont Pierre et Luc, en séparant les responsabilités de manière à ce que chacun sache exactement ce qui relevait de son domaine. Ils ont aussi réorganisé le rôle de Chantal pour qu’elle puisse se concentrer sur des tâches administratives réalistes, en allégeant ses responsabilités et en introduisant de nouveaux outils pour mieux gérer les finances et la coordination.
Le consultant les a aidés à mettre en place une méthode de communication structurée pour clarifier les responsabilités, maintenir la structure mise en place, instaurer des suivis réguliers, et rétablir la confiance entre eux.
Voici la méthode qu'ils ont adoptée pour garantir une communication efficace à tous les niveaux.
Méthode pour établir un programme de communication claire
Communication quotidienne : Clarification des tâches et outils de suivi
Chaque jour, Pierre et Luc prenaient quelques minutes pour synchroniser leurs tâches et s’assurer que chacun savait exactement ce qu'il devait accomplir. Ils ont aussi mis en place un tableau partagé où chaque tâche était assignée à une seule personne responsable. Cet outil leur permettait de suivre l’avancement des projets en temps réel et de noter les problèmes rencontrés. La transparence de cet outil de suivi a permis de réduire les malentendus et de donner une meilleure vue d’ensemble des tâches et des problèmes qui ressortaient au quotidien.
Communication hebdomadaire : Suivi des responsabilités et des priorités
Chaque semaine, ils ont instauré une réunion de suivi pour revoir les priorités, évaluer l’avancement des projets et vérifier que les objectifs étaient atteints. Pendant cette rencontre, ils passaient en revue les responsabilités de chacun et réévaluaient les tâches à effectuer pour la semaine suivante. Cette réunion hebdomadaire permettait aussi de régler les petits problèmes avant qu’ils ne deviennent de grosses difficultés. Ils en profitaient également pour donner la parole à Chantal, afin qu’elle puisse partager les défis administratifs rencontrés.
Communication mensuelle : Analyse des résultats et des indicateurs financiers
Une fois par mois, Pierre et Luc consacraient du temps à une rencontre plus approfondie, accompagnés par le consultant, pour analyser les résultats financiers de l’entreprise. Ils examinaient les indicateurs clés (KPI), les marges et les ratios pour évaluer la santé financière de Lavigueur Électrique. En discutant de ces données ensemble, ils pouvaient identifier les écarts, ajuster les stratégies et s’assurer que l’entreprise restait sur la bonne voie. Cette rencontre leur permettait de voir le portrait global et de prendre des décisions éclairées sur les priorités à court et moyen terme.
Communication trimestrielle et annuelle : Ajustement des objectifs et planification stratégique
Enfin, chaque trimestre, et de façon plus formelle en fin d’année, Pierre et Luc se réunissaient pour évaluer le plan de l’entreprise et ajuster leurs objectifs. Ils revisitaient la vision de l’entreprise, évaluaient les projets réussis et les leçons apprises, et ajustaient leurs stratégies pour l’année suivante. Ces moments de réflexion permettaient de maintenir un alignement sur les priorités à long terme, et d’adapter le fonctionnement de l’entreprise en fonction des défis et des opportunités qui se présentaient.
Conclusion
La force de la communication dans les entreprises familiales
Grâce à cette méthode de communication structurée, Pierre et Luc ont pu rétablir un environnement de travail plus clair, où chaque personne connaissait ses responsabilités et où les échanges étaient ouverts et constructifs. Cette approche leur a permis de stabiliser Lavigueur Électrique, mais surtout de comprendre une leçon essentielle : pour une entreprise familiale, la communication n’est pas seulement un outil, elle est le fondement même de la réussite et de l’harmonie.
D’abord, ils ont pris conscience de l’importance cruciale de partager une vision et des objectifs communs. Sans cette base solide, chacun risque de s’égarer et de prendre des décisions dans son coin, ce qui crée non seulement des malentendus, mais aussi des tensions qui s’accumulent. Une vision commune donne une direction claire à l’entreprise et aide à aligner les priorités de tous. Pour Pierre et Luc, cela signifiait se rappeler pourquoi ils avaient choisi de travailler ensemble et où ils voulaient amener Lavigueur Électrique à long terme.
Maintenir en tout temps une communication honnête et transparente est également devenu une valeur fondamentale pour eux. Ils ont réalisé que les problèmes en entreprise sont comme des champignons : ils poussent dans l’ombre, profitant de l’humidité et de l’obscurité pour proliférer. De la même façon, les soucis non exprimés grandissent en silence, devenant de plus en plus difficiles à résoudre. En ramenant chaque problème au grand jour, Pierre et Luc ont appris à s’attaquer aux vraies causes, au lieu de laisser les frustrations s'accumuler jusqu’à éclater. Ils ont vu que discuter des enjeux et des défis, même les plus sensibles, était bien plus productif que de les ignorer.
Grâce à leurs rencontres régulières et à leurs échanges structurés, ils ont pu traiter les problèmes à mesure qu’ils apparaissaient, les « asséchant » au lieu de les laisser s’envenimer. En adoptant cette communication ouverte et proactive, ils ont transformé les défis en occasions d’améliorer leurs méthodes de travail et de renforcer leurs liens. Cette structure de communication leur a permis non seulement de surmonter les difficultés, mais aussi d’établir un climat de confiance qui soutient l’entreprise autant que la famille.
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