Étude de cas
Note : Les noms de l’entreprise et des propriétaires ont été changés afin de maintenir la confidentialité.
Plongez dans l'univers de Spark Electric, une entreprise d'électriciens qui se retrouve à un tournant crucial de son histoire. Rencontrez John et Paul, les deux propriétaires de cette entreprise florissante, mais dépassée par les événements. Alors que John jongle avec une charge de travail accablante et des bénéfices en déclin, Paul songe sérieusement à prendre sa retraite, laissant planer des incertitudes sur l'avenir de l'entreprise. Découvrez comment un diagnostic minutieux suivi d'interventions stratégiques ont transformé cette entreprise en pleine croissance, lui permettant de s'épanouir dans un environnement plus serein et compétitif.
Situation initiale: Gérer la croissance n'est pas chose facile
John et Paul, les deux propriétaires de Spark Electric sont à un point tournant de leur histoire commune et ils sont inquiets pour l’avenir. Ils se rendent compte que gérer la croissance n'est pas une chose facile. John est un véritable passionné de son métier et il dirige l'entreprise depuis de nombreuses années avec Paul, son associé, qui songe sérieusement à prendre sa retraite depuis un certain temps déjà. Malgré son désir de poursuivre la croissance, John se trouve dépassé par une charge de travail de plus en plus écrasante, cumulant régulièrement plus de 80 heures par semaine. Sa qualité de vie et sa vie de famille en souffrent. Cette situation le préoccupe grandement, surtout face au départ imminent de son partenaire.
Bien que Spark Electric ait connu une croissance importante ces dernières années, avec une augmentation de près de 80 % de ses ventes en 2 ans passant d’un peu plus de 1.45M$ à près de 2.6M$, cette expansion n'a pas été sans défis. Les bénéfices, durant la même période, sont passés d’environ 7% à 4%, laissant peu de marge de manœuvre pour de futurs investissements. Le pire dans la situation c’est que les propriétaires ne réalisaient pas vraiment la baisse de rentabilité, car ils ne mesuraient leurs résultats qu’en dollars et en dollars, les profits étaient demeurés approximativement les mêmes. Ils ne réalisaient pas réellement le fait qu’ils travaillaient de plus en plus fort pour de moins en moins de profits. Ils étaient trop occupés à opérer leur entreprise pour la gérer adéquatement.
En interne, la situation n'est pas non plus parfaite. Le personnel se plaint du manque d'organisation et de communication, ce qui se traduit par une baisse de productivité. Les erreurs se multiplient, les délais sont de moins en moins respectés, le stress monte pour Paul et John et l'ambiance générale en pâtit. Des rumeurs de départ d’employés clés commencent à circuler.
Face à ces défis, John et Paul ont en tête un projet ambitieux : la construction d'un nouveau bâtiment pour leur entreprise.
C'est dans ce contexte que Spark Electric a fait appel à nous. Ils cherchaient désespérément des solutions, mais ne savaient pas par où commencer. Ils se trouvaient à un carrefour décisif, entre le départ imminent à la retraite de Paul, les défis internes et leurs ambitions de croissance. John et Paul ont demandé de l’aide afin de mettre en place la structure de gestion adéquate puisque, comme plusieurs entrepreneurs, ils n’avaient ni les connaissances adéquates ni le temps de le faire par eux-mêmes.
Le diagnostic: comprendre avant d'agir
Le point de départ est un diagnostic de gestion 360 degrés de l’entreprise. Le diagnostic révèle plusieurs lacunes majeures dans la planification, la gestion de la performance, la communication, et l'organisation de l'entreprise, entraînant des répercussions significatives sur sa profitabilité, son efficacité opérationnelle, la charge de travail des dirigeants et les opportunités de relève organisationnelle du poste de Paul.
D'abord, l'absence d'une planification adéquate avec des objectifs clairs rend difficiles la direction et le contrôle efficace de l'entreprise. Les politiques et orientations de l'entreprise, bien établie il y a une décennie, nécessitent une révision. Élaborées à partir d'un modèle d'une autre entreprise, elles n'ont pas été adaptées aux changements survenus ni alignées sur les objectifs futurs. Cette révision vise à clarifier les attentes, à guider les actions futures et à faciliter l'intégration des nouveaux employés. Il est crucial que ces politiques reflètent les besoins actuels de l'entreprise et deviennent un outil essentiel d'encadrement, d'engagement et de responsabilisation du personnel. Au niveau de la communication, il n’y a pas suffisamment de rencontres avec les employés pour les diriger adéquatement en fonction des objectifs de l’entreprise et pour optimiser la productivité et la mobilisation en fonction de la vision de l’entreprise et de la direction à prendre pour s’y rendre. La communication et l’atmosphère au sein de l’entreprise sont cordiales, mais les problèmes dans la chaîne de communication causent beaucoup de pertes de temps autant au niveau de la direction que des employés.
Sur le plan du développement, l'absence d'une analyse de positionnement entrave la mise en place d'un plan de vente et de marketing efficace, essentiel pour maximiser la profitabilité. Le principal problème au niveau de la planification et pour mieux organiser l’entreprise est le fait qu’aucune analyse des processus internes n’a été effectuée afin d’établir le plan d’action optimal et le relier à la gestion et à l’atteinte des objectifs de relève et de rentabilité de l’entreprise.
Du côté financier, des lacunes structurelles et l'absence d'outils de gestion adéquats affectent le contrôle des dépenses et la productivité. L'entreprise manque notamment de budgets prévisionnels, d'indicateurs de performance et de tableaux de bord pour une gestion quotidienne efficace. Le suivi des activités opérationnelles doit être amélioré, notamment en termes de productivité et de rendement des actifs.
Enfin, sur le plan organisationnel, une structure et une organisation générale inadaptées entraînent une perte de productivité, de stress, et une dépendance excessive de l’entreprise envers des dirigeants. Une révision de l’organisation, des descriptions de tâches mises à jour, un processus d'évaluation du personnel revu, et un programme incitatif clair sont nécessaires pour optimiser l'efficacité et la mobilisation des employés.
En résumé, une révision complète de la chaîne opérationnelle est requise pour améliorer la fluidité de fonctionnement, la communication, et l'encadrement, tout en instaurant une structure de contrôle efficace. Cela permettra d'alléger la charge de travail des dirigeants, d'optimiser la productivité et la rentabilité, et de favoriser la croissance de l'entreprise dans un environnement plus serein.
Les interventions clés qui ont transformé Spark Electric
Donc, suite à l’analyse approfondie de l'entreprise, plusieurs mesures ont été prises pour améliorer son fonctionnement et atteindre ses objectifs. Tout d'abord, une analyse détaillée des processus a été réalisée afin de cibler les points clés d’amélioration ou de correction à adresser afin d’apporter des résultats rapidement. Ensuite, un plan opérationnel complet a été élaboré pour orienter les actions futures de l'entreprise de manière stratégique et efficace.
Parallèlement, la structure de contrôle (finance et opérations) de l'entreprise a été soigneusement révisée et instaurée adéquatement, permettant ainsi une meilleure planification et gestion des opérations pour garantir la profitabilité et la croissance durable de l'entreprise. Les outils essentiels tels que les budgets, les tableaux de bord, les indicateurs prédictifs et de résultats ont été mis en place pour mieux gérer et contrôler les coûts et les opérations. Cette structure facilite la gestion de l'entreprise en fournissant une vue d'ensemble claire de la progression vers les objectifs, permettant ainsi de réagir rapidement pour maintenir l'entreprise sur la bonne voie.
Une réorganisation de la structure organisationnelle a également été entreprise pour mieux répondre aux besoins actuels de l'entreprise. Cette initiative a permis de clarifier les rôles, responsabilités et attentes de chaque membre du personnel, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle globale. En outre, un programme de formation et de supervision a été instauré pour garantir une compréhension claire des objectifs et des attentes de l'entreprise. Un système de suivi régulier a été mis en place pour évaluer la conformité aux objectifs et encourager les comportements positifs parmi les employés.
Enfin, une stratégie de développement a été élaborée après une analyse approfondie des ventes, des marchés et des activités de l'entreprise. Cette stratégie a été alignée avec la structure financière, organisationnelle et la culture de l'entreprise pour maximiser les chances de succès et assurer une croissance cohérente et durable.
L'impact mesurable des changements
Suite aux interventions effectuées et au outils mis en place, l'entreprise a connu une transformation remarquable. Tout d'abord, le départ à la retraite tant attendu de Paul s'est finalement concrétisé, allégeant ainsi la lourdeur qui pesait sur l'entreprise depuis plus d'une année. De plus, John a vu ses semaines de travail réduites de manière significative, passant d'un rythme éreintant de 80 heures par semaine à une charge plus raisonnable.
Ces changements ont eu un impact direct sur l'équipe, qui est désormais plus engagée, performante et consciente de sa responsabilité dans les résultats de l'entreprise. La clarté des rôles et des attentes a renforcé l'imputabilité de chacun, favorisant ainsi une dynamique de travail plus harmonieuse et efficace.
Parallèlement, l'entreprise a enregistré une amélioration significative de ses résultats, la propulsant tout près de la moyenne de l'industrie et lui permettant de se positionner comme un acteur compétitif sur le marché. Cette performance accrue a été soutenue par le développement qui s’est poursuivi après le départ de Paul.
Enfin, l'intégration de nouvelles personnes à la gestion a apporté un vent de fraîcheur et de nouvelles perspectives à l'équipe dirigeante. Ces nouveaux membres ont contribué à enrichir la réflexion stratégique de l'entreprise et ont renforcé sa capacité à relever les défis à venir.
Dans l'ensemble, ces résultats témoignent du succès des interventions mises en place, qui ont permis à l'entreprise de surmonter les obstacles et de se développer de manière plus équilibrée et de manière plus durable.
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